集训部公派留学登记服务系统使用流程

时间: 2018年04月16日 来源: 上海集训部

我部通过“上海集训部公派留学服务系统”(http://jxbservice.shisu.edu.cn)来为留学人员提供更好的服务。请留学人员仔细阅读下面的系统使用说明:

注意:办理签证和派出手续的同时,请尽快完成《资助出国协议书》的公证并及时交至基金委审核。

第一步:用户注册

录取材料收到后,先登陆基金委官网仔细阅读《公派留学人员须知》,然后在基金委信息平台上选择上海集训部为派出机构,再登陆集训部的留学服务系统用“基金委提供的学号”注册个人账号,学号一般出现在留学资格证书上。请填写个人真实姓名,否则无法通过注册。

第二步:登陆系统

注册成功后请登陆系统。请务必注意,您的用户名为您的“基金委提供的学号”,请务必牢记您自己设定的密码(如果密码遗失,可在网页填写个人信息后重置密码)

第三步:基本情况

填写基本情况表,根据个人具体情况上传附件。

请注意:凡是在上海办理手续的国家公派留学人员,需要登录国家公派留学管理信息平台选择留学服务机构-上海集训部,录取信息才会推送到我部系统。如发现有预填信息遗失或错误,请直接向基金委相关项目负责人联系修改。

信息平台地址:http://apply.csc.edu.cn/csc/main/person/login/index.jsf

第四步:办理照会(赴德人员)

请赴其他国家的公派留学人员使用基金委的蓝色英文资助证明直接办理签证。

确认在上海领馆办理签证的赴德人员可以申请办理照会,“基本情况表”完整填写必填项及上传附件前三项后,点击“基本情况表”下方的“办理照会”按键,根据提示内容填写相关信息后点击“保存”,系统会自动发送申请邮寄照会的留言通知给管理员,信息会在一个工作日内处理。“国家建设高水平大学项目”因需参加“非通用语种培训”而未能有基金委同意派出意见的,可以在信息沟通内说明后办理照会。

注意:预计出发日期需要与签证申请表上填写的出发日期一致。(该日期并不是您的最终实际出发日期,最终的实际出发日期在预订机票时确认)

完成上述步骤后,我部会在一共工作日内将您的照会和资助证明用顺丰到付形式寄出    

如果已经获签,请直接进行第六步“预订机票”

第五步:申请签证

申请签证(如需我部递交,请与我部通过信息沟通或电话联系,其他留学人员请自行完成申请过程)

第六步:预订机票

提出机票预订要求。申请预订机票所需上传材料须满足:

————护照首页

————留学资格证书中文留学资格证书(非荣誉证书)

————邀请信复印件,赴美留学人员,还需DS-2019表(或I-20表)首页复印件

————国际旅行健康证明书全本免除条件

————签证页

————如有改派或延期的,还需改派函或者相应的函件

————在机票订单页面补充完整“预定出发日期”以及“出发地”和“目的地(国别、州、城市)”(美国、德国必须填写州名)(请务必将订票要求写入“备注栏”,而不是“信息沟通”。填写完毕后,请注意点击“保存”并点击“订票”按键提交订票,“订票”键仅能点击一次)

————信息沟通中系统会自动留言“我需要预订机票”(如有订票要求,请写入“备注栏”,点击“订票”按键后若无自动发送的系统消息,请手动留言申请订票),我部将和您就机票情况进行沟通

注:公派机票不负责中国国内段,如有国内段需求(如南京-上海后转机国外),需确认国内段为国际段的同一航空公司免费赠送,并自行承担国内段产生的机场建设费。

我部无法预定非公派留学人员机票,并不负责公派留学人员之间的同行要求,请各位公派留学人员均按照订票流程办理。

如有非公派留学同行人员的留学人员订票请按以下步骤操作:

1、满足办理流程http://jxb.shisu.edu.cn/Article/9中第六条订票要求。

2、收到订单之后,按照我部订票结果为同行人员预订机票。

3、如果未能为同行人员订上,请信息沟通留言要求更改订票结果,之后重复步骤2。

4、如果为同行人员订好机票,按照系统机票订单页面预定路线下方的红字要求操作,确认出票。

5、务必收到我部回复出票以后,再为同行人员购票。

第七步:同意买票

我部将可供选择的线路填写至“机票订单”页——“预订线路”栏,请仔细查看“预订线路”栏,阅读并认可《订票说明》,然后请将同意购买的线路拷贝至下面的“购买线路”框中,“保存”后点击“确认购票”,系统会在“信息沟通”自动留言,提醒我部购买机票。(注:"信息沟通"中务必确认有系统自动发送的留言或手动留言,否则将影响购买)

 

第八步:办理领取手续方式选择(机票已预订情况下可选)

    1、选择前往集训部现场办理领取预发生活费、报到证,报销签证费手续

生活费以外币现金形式发放。需要本人在完成基金委协议书审核并确认出票后在计划办理领取手续日期前10个工作日于“信息沟通”文字留言告知计划办理领取的日期并提出外汇申请。我部会在处理到留言的当天生成“领取预约”界面。

2、选择通过人民币转账方式发放预发生活费、签证费报销,邮寄报到证。

流程如下:

1)  操作选择后的一工作日内可在系统内看到“兑换外汇额度”,请一次性购买该指定数额的外币现钞(注意不是“购汇”,是“购钞”)

2)在“办理手续方式选择”界面,填写银行账户信息、报到证邮寄地址,上传签证费收据、外汇兑换水单,信息沟通留言并等待集训部核实是否符合要求

3)集训部核实上传材料和填写信息符合要求后,留学人员将符合要求的本人签证费收据(签证费单据反面需本人使用黑色水笔用正楷字体签字)(部分国家签证费收据解释2017.7.18更新)、外汇兑换水单(由银行提供,加盖银行完整公章)快递至集训部

4)  以人民币形式发放的生活费会在完成协议书审核并确认出票后,汇到留学人员指定账户(必须为本人的无限额借记卡账户)。

5)报到证将在确认出票并完成全部审核后快递寄给留学人员,请填写正确的邮寄地址。

注意:两种方案一旦选择后将无法修改,请谨慎选择。

第九步:办理领取

1、选择前往集训部现场办理手续:

出票成功且生活费申请成功后,在“领取预约”界面可看到办理领取手续的要求,在页面右上方有“预约领取”按键,点击后可选择预约日期,该日期只能是外汇可领取日期当天或之后的工作日,首日只能预约下午。注意:预约日期选择后无法修改,如有特殊情况请在信息沟通留言告知。

2、选择人民币转账方式:

  留学人员的协议书审核通过并确认出票后,请按照要求邮寄签证费收据、外汇兑换水单原件。

集训部会在系统“信息沟通”内收到信息的一个工作日内寄出您的报到证(通过顺丰到付的方式寄出,务必填写准确地址和联系人信息),生活费和可报销的签证费会在10个工作日内转账至留学人员填写的本人的无限额借记卡账户。

温馨提示:我部会尽快在1个工作日内就您的要求进行答复。但因每日下午3点-5点是高峰时间,有订票或办理照会要求的留学人员尽量避开这个时间,改为上午或晚上提出工作要求,以便我们尽快对您的要求进行处理和回复。

 

-------  如您在使用过程中出现任何疑问,请查阅下面的常见问题解答  -------

系统使用常见问题解答:

1.留学专业和留学学科如何填写?

   请按照实际情况填写,如邀请信中已经明确写明,则据其填写,如果没有明确,则填写您的本人专业和学科。

2.什么是上级主管部门?

   指您所在单位的上级(政府)管理机构,一般为“教育部”“**市政府”等,请按照实际情况填写,如仍不清楚的,请直接查询基金委信息平台中国内信息里或有此信息。

3.国外使领馆教育处如何填写?

   请在基金委信息平台录取信息里查询。

4.留学资格证书是什么?

   项目录取后基金委连同协议书等材料一起寄给您申报单位的一份红头文件,如果项目录取结果公布后很长时间还未收到或收到的材料中没有此文件,请联系基金委项目主管咨询。